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Im Vorfeld der Einführung eines DMS müssen zentrale Fragen geklärt werden:

• Welche Dokumentenklassen gibt es in der Unternehmung (z.B. Offerten, Verträge, Projektdokumentationen, Produktdokumentationen) und welche davon sollen in das künftige elektronische DMS aufgenommen werden?

• Wer ist „Besitzer“ der jeweiligen Dokumentenklasse und somit verantwortlich, dass der Inhalt der Klasse zu jedem Zeitpunkt aktuell ist?

• Wer hat welche Zugriffsrechte auf die Dokumente der jeweiligen Dokumentenklassen?

• Sollen aktive Dokumente im DMS nachgeführt werden? (Entwurf – Review – Freigabe)