Die Ziele, welche die Unternehmung mit dem DMS erreichen will, müssen abgeklärt werden:
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Umfassende, ortsunabhängige und sofortige Zugriffsmöglichkeiten auf alle unternehmensrelevanten Dokumente über Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinweg („just in time“), unter Beachtung der entsprechenden Zugriffsrechte.
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Kostenreduktion für den Betrieb und Unterhalt der Dokumentenverwaltung und Recherche (z.B. durch automa- tisches Ablegen des Eigenschrift- gutes nach einem unternehmens- weiten Ordnungssystem, Vermeidung von Mehrfachablagen, Verringerung der Aufwände für Unterhalt und Infrastruktur konventioneller Ablagen).
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Rationellere inhaltliche Erschliessung und bessere Treffsicherheit bei Recherchen.
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Erhöhung der Auskunftsbereitschaft und somit bessere Kundenorientierung.